業務が多いしスタッフの連携が上手くいかなくてパニック！の解決のヒントになりそうな研修を行った話
1. 受け持つ業務の種類
どのような仕事でもそうですが、日々様々な業務を行っているかと思います。そして受け持つ業務は大きく2種類に分けることが出来るんですよね。
- 期限が決まっている物が多く、一つ一つの業務の責任は大きいが、量は少ない。また、直接支援との関わりが低い。
- 自分で期限を決める物が多く、こなす業務量は多いが、一つ一つの責任は小さい。また、直接支援との関わりが高い。
上記を仕分けてみると以下のような感じとなります。
- 項目：業務1：業務2
- 期限：決まっている物が多い：自分で決める物が多い
- 1つの業務における責任の度合い：高い物が多い：低い物が多い
- 業務量：少ない：多い
- 直接支援との関わり度：低い：高い
皆さんはどちらの比重が多いですかね～？
んで、今回は直接支援との関わりの高い業務2について掘り下げて行こうと思います。
2. 業務2で気を付けるべき事項
業務2では、たくさんの小さな問題（小さな困った事）をつぶしていくように解決していくことが求められます。また、一つ一つの小さな問題の解決の遅れは「ちりも積もれば山となる」の通り、大きな問題や不満へと発展するんですよね。そのため、小さな問題の量の多さからくる「取りこぼし」や「ズレ」、「解決スピードの遅さ」などを避ける必要があります。
また取りこぼし（未解決）を避けるため、各問題の管理（タスクの管理）も非常に重要なポイントとなります。そのやり方については様々な物があるため、ここでは省略しますがヒントになりそうな記事を以下に挙げておきますね。
3. スタッフや利用者の連携をスムーズにするには
業務2におけるスタッフや利用者の問題等の摺り合わせをスムーズに行うには、日々のコミュニケーション（当事業所では毎日終礼をする）や、定期的な振り返りの会議を行う事が重要となります。そして会議を行う際は、基本として以下を意識する必要があります。
- 会議で話し合う事（議題）は予め、ある程度決めておく。議題は会議の場で決める物ではないことに留意する。
- 会議前に議題をまとめたもの（次第）を作成しておく。当事業所では作業の効率化の為、次第を議事録に混ぜた「次第兼議事録・仮議事録」のようなものを使っている。
- 各議題についても、予め解決案を考えておく。会議の参加者は会議で初めて議題を見て、すぐに解決案を求められても困る為。解決案が一つあるだけでもそれで良い悪い、プラスアルファ等の修正などスムーズな進行が期待できる。
- 会議前に議事録も書ける所は書いておく。こうすることによって会議後に手直しだけで議事録が完成、すぐに回覧できる。
上記からも分かる通り、会議は会議が始まる前の準備で7～8割は終了していると言えますね。やっぱ準備が大事。
また、議題・次第・会議は、その話し合う事項のマニュアルに沿って作ったり、行うと良いと思います。マニュアルの加筆修正について摺り合わせしていくことで、取りこぼしがなくなり、また修正した後の流れも分かりやすくなるためです。なんで、会議中はそれぞれマニュアルを見ながら議題に沿って解決していくと良いんじゃないかな～っと…。
まとめ
これらを各スタッフが意識して行う事によって、問題等の取りこぼしや解決忘れ、ズレを防ぎ、会議の進行をスムーズにしつつ、問題解決や情報共有のスピードを上げる事が出来るのではないかと思います。
個人的考察
特に日々の業務や雑務に追われている方、連携がなんか上手くいっていないな～って方のヒントになる部分があればなと思って記事にしました。
ご参考になれば幸いです。