突然ですが、私、めんどくさい事が嫌いでして…。
だって、疲れるんだもん…。
ということで、先延ばしなど逆に余計めんどくさくなる方法ではなく、楽に仕事を進められる方法を今回は紹介したいと思います。



仕事を効率よく終わらせることができる人はどんな人か…？

仕事をサクサク終わらせられる人はどのような人か考えてみると、予測力が高い人のことを言うのではないかと思います。つまり「仕事が早い＝予測力」となるため、効率良く仕事をこなすには、自分が望む一番良い結果になる行動をとるのが重要ではないかと思います。



仕事が終わらない人の特徴

仕事が全然終わらない人の特徴を書いてみたいと思います。
自分がいくつ当てはまるかチェックしてみてください。

  1. チェック回数が多い（メールとか）
  2. 習慣性のない細切れの予定が多い（ストレスによる生産性の低下もある）
  3. まとまりがない行動をする
  4. ちょこちょこ行動する
  5. 一度に一遍にまとめてメールできない

いかがでしょうか。いくつあてはまりましたか…？
次にこれらの根拠についていくつかご紹介していきます。



まとめてやらないとペースが乱れて非効率

2014年のミシガン州立大学の研究によると、作業をまとめてやらないとペースが崩れて非効率になってしまったということです。チェック回数が多い、細切れ、まとまりがない、ちょこちょこ、一遍にできないは避けた方がよさそうだということですね。



メールのチェックを減らすとストレスも減る

2015年のブリティッシュコロンビア大学の研究によると、電子メールが人間の幸福にどのような影響を与えるのか調査したそうです。期間は2週間で、参加者は成人124人となります。
まず、最初の1週間は、電子メールのチェック頻度を1日3回に限定したそうです。次の1週間は、電子メールのチェック頻度を1日に何回でもOKにしたとのこと。
結果、電子メールのチェック頻度が1日3回の時の方が、1日に何回でもOKの時よりも、毎日のストレスが明らかに低かったそうです。また、ストレスが減った結果、幸福感もアップしていたみたい。
それに対して、1日に何回でもOKだと、ストレスが増えただけでなく、生産性もダウンしていたそうな。
常にメールが来ているかも…と思い、ちょこちょこチェックしていた時の慢性ストレスが、回数を制限することにより、解消し、結果幸福度もアップするのは嬉しいですね～。
更に2014年のNew York Timesに掲載された記事にもメールやSNSは、あらかじめチェックする時間を決めて、スケジュールに組み込んでおくと良いと書かれております。
そのため、電子メールやSNSのチェック頻度は1日3回のように決め、スケジュールに組み込み、その時間以外はチェックしないようにすると、ストレスを感じず、仕事がスムーズにいってよろしいのではないでしょうか…？



マルチタスクも避けた方が良い

他にもマルチタスクは非効率だよ～というインフォグラフィックなんかもございます。タスクの切り替えを少なくして一気に片付けるのが重要なんでこれは当然かと思います。
そのため、一番の対策は以前にも紹介したシングルタスクになります。
簡単に説明すると、

  • 不安や心配
  • 集中できない
  • 忙しい

はマルチタスクが原因で起こります。シングルタスクは一点に集中して成果を出し次に切り替える、切り替えが上手い人のことを言います。まずは、一つずつつぶしていくような感じで仕事を中途半端にせず、まとめて一気に片付けていくのがよろしいかと思います。



対策としてスキミングもおすすめ

2014年のニューカッスル大学などの研究によると作業前のスキミングで効率が上がったということです。スキミングとは全体を軽く確認する事を言います。つまり、朝に今日の予定を軽く確認すると良いということす。手帳やメモ帳などに朝やることを書き出して、終わったら線を引くなどしてつぶしていくと充実感や達成感がアップしてよろしいかなと思います。



個人的考察

シングルタスクは私も意識して取り組むことにより、効率がアップしたのでぜひ皆さん意識して取り組まれるのがよろしいかと思います。

スキミングは非常にオススメでして、私の場合は時間に余裕があるときは前日の仕事が終わる直前に明日の仕事を軽く確認したり手帳やメモ帳にまとめておきます。

前日に時間がなかった場合は朝のルーティンの仕事（引き継ぎやメールチェックとか）の前後どちらかで確認しまとめます。

後はひたすらシングルタスク→業務終了→終了項目に線を引くって感じでやっていきます。

また、やることが多いときは、午後の仕事再開時に残りの業務をまとめ直したりします。このあたりはGTDの後半で書いた1日3回ほど5～15分（平均10分ぐらい）を使って洗い出しメモを作成する感じですね。



参考文献