事業所のスタッフに面倒でも自分の仕事の管理はちょこちょこやっておいた方が良いよ～ってことを話しています。そうしないと自分の繁忙期やキャパシティオーバーかどうかなど判断ができませんからね～。でも、実際どうやって仕事の管理をすればいいのか、その具体的な方法についてあまり触れていませんでした。特に簡単なところならスキミングで十分ですし、ガッツリ見直しをかけたいならGTDがオススメですが、ちょうど中間あたりの物はご紹介していなかったんですよね。
ということで今回は、その中間あたりの物、つまり、大枠で行えるものであり、また、ほどほどに細かい感じですぐできる、そんな便利な仕事管理術をご紹介します。



マイクロソフトのエンジニアに学ぶ仕事管理術

マイクロソフトのエンジニアも使っている仕事の管理術というのがありまして、それが上記で書いた中間あたりの仕事の管理術に最適な印象なんですよね～。つまり使い勝手が良さそうな仕事の管理術でした。
では早速ご紹介していきますが、まずは皆さん、紙とペンを用意してください。
用意が出来たら以下のような手順を行っていきます。

  1. 今日やり遂げたいことを3つ書き出す
  2. 今週やり遂げたいことを3つ書き出す
  3. 今年やり遂げたいことを3つ書き出す

書きましたか。
そんなに時間はかからなかったと思います。
では次に、

  1. 必ず業務開始時に今日集中したいことを確認する
  2. 今日やり遂げたいことを3つ書き出した用紙を必ず見える場所に置く（デスクの目の前に張り出すなど）
  3. 今日やり遂げたいことを3つ書き出した用紙の各項目それぞれでかかりそうな時間を見積もって記入。作業終了後に実際かかった時間を記入して比較する
  4. 今日やり遂げたいことを3つ書き出した用紙の全項目をやり遂げたら自分を褒める。ご褒美を用意し与える

といった流れで仕事を管理していきます。
どうですかね…？
中間あたりで使い勝手も良さそうですよね…？



個人的考察

因みに私が行っている方法を当てはめてみると、

  • 今日・今週・今月・今年やりたいことはgoogleカレンダー・手帳・汎用月間スケジュール・年間表などで管理している。またみんなに言いふらす
  1. 時間に余裕があるときは前日の仕事が終わる直前に明日の仕事を確認する。時間がなかった場合は朝のルーティンの仕事（引き継ぎやメールチェックとか）の前後どちらかで確認する
  2. 手帳は常にデスクの左側に見開きで置きっぱなしにする
  3. 自分が毎日・毎月行っている業務（書類作成など）のかかった時間を手帳に記入する（TAやRTAみたいな感じ）また、手帳に書いてある項目が終わったら線を引いてつぶしていく。全部終わったらその日予定していた業務終了
  4. 今日のTAやRTAの成果を確認しニヤニヤする（不気味）

となっております。
ご参考になれば幸いです。



参考文献